RESUME BAB 1 PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE | Rangkuman Ku

Sumber .PDF File

RESUME BAB 1

PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

Project Management Institute, Inc.

14 Campus Boulevard

Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA.

Pendahuluan

Panduan untuk Badan Manajemen Proyek Pengetahuan (PMBOK® Guide) adalah standar yang diakui untuk profesi manajemen proyek. Bab pertama dari Panduan PMBOK® memberikan pengantar untuk konsep-konsep kunci di bidang manajemen proyek.

1.1 Tujuan Panduan PMBOK®

Panduan PMBOK® mengidentifikasi bahwa bagian dari badan manajemen proyek pengetahuan umumnya diakui sebagai praktik yang baik. Praktik yang baik tidak berarti pengetahuan yang dijelaskan harus selalu diterapkan secara seragam untuk semua proyek; organisasi dan / atau tim manajemen proyek bertanggung jawab untuk menentukan apa yang tepat untuk setiap proyek yang diberikan.

Panduan PMBOK® juga menyediakan dan mempromosikan kosakata umum dalam profesi manajemen proyek untuk membahas, menulis, dan menerapkan konsep manajemen proyek.

1.2 Apa itu Proyek?

Sebuah proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik. Sifat sementara proyek menunjukkan awal dan akhir yang pasti. Akhir tercapai ketika tujuan proyek telah tercapai atau ketika proyek dihentikan karena tujuannya tidak akan atau tidak dapat dipenuhi, atau ketika kebutuhan untuk proyek tidak ada lagi. Sementara tidak berarti durasi pendek. Sebagian besar proyek dilakukan untuk menciptakan hasil yang langgeng. Sebagai contoh, sebuah proyek untuk membangun monumen nasional akan menciptakan hasil yang diharapkan pada abad-abad terakhir. Sebuah proyek dapat melibatkan satu orang, satu unit organisasi, atau beberapa unit organisasi.

1.3 Apa itu Manajemen Proyek?

Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Manajemen proyek dicapai melalui aplikasi yang tepat dan integrasi dari 42 proses manajemen proyek yang dikelompokkan secara logis yang terdiri dari 5 Grup Proses. 5 Grup Proses ini adalah:

•       Memulai,

•       Perencanaan,

•       Melaksanakan,

•       Pemantauan dan Pengendalian, dan

•       Penutup.

Mengelola proyek biasanya meliputi:

•       Mengidentifikasi persyaratan,

•       Mengatasi berbagai kebutuhan, kekhawatiran, dan harapan para pemangku kepentingan karena proyek direncanakan dan dilaksanakan,

•       Menyeimbangkan kendala proyek yang bersaing termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

o   Cakupan,

o   Kualitas,

o   Jadwal,

o   Anggaran,

o   Sumber daya, dan

o   Risiko.

Hubungan di antara faktor-faktor ini adalah sedemikian rupa sehingga jika ada satu faktor yang berubah, setidaknya satu faktor lain kemungkinan akan terpengaruh. Misalnya, jika jadwalnya dipersingkat, sering kali anggaran perlu ditingkatkan untuk menambah sumber daya tambahan untuk menyelesaikan jumlah pekerjaan yang sama dalam waktu yang lebih singkat. Jika peningkatan anggaran tidak mungkin, ruang lingkup atau kualitas dapat dikurangi untuk mengirimkan produk dalam waktu yang lebih singkat untuk anggaran yang sama. Mengubah persyaratan proyek dapat menimbulkan risiko tambahan. Tim proyek harus dapat menilai situasi dan menyeimbangkan tuntutan untuk menghasilkan proyek yang sukses.

1.4 Hubungan Antara Manajemen Proyek, Manajemen Program, dan Manajemen Portofolio

Dalam organisasi manajemen proyek yang matang, manajemen proyek ada dalam konteks yang lebih luas yang diatur oleh manajemen program dan manajemen portofolio. Seperti yang digambarkan Gambar 1-1, strategi dan prioritas organisasi terkait dan memiliki hubungan antara portofolio dan program, dan antara program dan proyek individual. Perencanaan organisasi berdampak pada proyek dengan cara memprioritaskan proyek berdasarkan risiko, pendanaan, dan rencana strategis organisasi. Perencanaan organisasi dapat mengarahkan pendanaan dan dukungan untuk proyek komponen berdasarkan kategori risiko, lini bisnis tertentu, atau jenis proyek umum, seperti infrastruktur dan perbaikan proses internal.

Gambar 1-1

1.4.2 Manajemen Program

Program didefinisikan sebagai sekelompok proyek terkait yang dikelola dengan cara terkoordinasi untuk mendapatkan manfaat dan kontrol yang tidak tersedia dari pengelolaannya secara individual. Sebuah proyek mungkin atau mungkin bukan bagian dari program tetapi sebuah program akan selalu memiliki proyek.

Manajemen program berfokus pada interdependensi proyek dan membantu menentukan pendekatan optimal untuk mengelolanya. Tindakan yang terkait dengan interdependensi ini dapat meliputi:

•       Menyelesaikan kendala sumber daya dan / atau konflik yang mempengaruhi beberapa proyek dalam program;

•       Menyelaraskan arah organisasi / strategis yang mempengaruhi sasaran dan tujuan proyek dan program; dan

•       Menyelesaikan masalah dan mengubah manajemen dalam struktur tata kelola bersama.

1.4.3 Proyek dan Perencanaan Strategis

Proyek sering digunakan sebagai sarana untuk mencapai rencana strategis organisasi. Proyek biasanya diberi wewenang sebagai hasil dari satu atau lebih pertimbangan strategis berikut:

•       Permintaan pasar (mis., Perusahaan mobil yang mengotorisasi proyek untuk membuat lebih banyak mobil hemat bahan bakar sebagai tanggapan atas kekurangan bensin),

•       Peluang peluang / bisnis strategis (misalnya, perusahaan pelatihan yang memberi otorisasi proyek untuk membuat kursus baru untuk meningkatkan pendapatannya),

•       Permintaan pelanggan (misalnya, utilitas listrik yang mengotorisasi proyek untuk membangun gardu baru untuk melayani taman industri baru),

•       Kemajuan teknologi (misalnya, perusahaan elektronik yang mengotorisasi proyek baru untuk mengembangkan laptop yang lebih cepat, lebih murah, dan lebih kecil setelah kemajuan dalam memori komputer dan teknologi elektronik), dan

•       Persyaratan hukum (misalnya, produsen bahan kimia mengotorisasi proyek untuk menetapkan pedoman penanganan bahan beracun baru).

Proyek, dalam program atau portofolio, adalah sarana untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, seringkali dalam konteks rencana strategis.

Salah satu tujuan manajemen portofolio adalah untuk memaksimalkan nilai portofolio dengan pemeriksaan yang cermat terhadap komponen-komponennya — program-program penyusun, proyek-proyek, dan pekerjaan terkait lainnya.

1.4.4 Kantor Manajemen Proyek

Kantor manajemen proyek (PMO) adalah badan atau badan organisasi yang diberi berbagai tanggung jawab terkait dengan manajemen terpusat dan terkoordinasi dari proyek-proyek di bawah domainnya. Tanggung jawab dari suatu PMO dapat berkisar dari menyediakan fungsi-fungsi pendukung manajemen proyek untuk benar-benar bertanggung jawab untuk manajemen langsung suatu proyek.

Fungsi utama dari PMO adalah untuk mendukung manajer proyek dalam berbagai cara yang mungkin termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

•       Mengelola sumber daya bersama di semua proyek yang dikelola oleh PMO;

•       Mengidentifikasi dan mengembangkan metodologi manajemen proyek, praktik terbaik, dan standar;

•       Pelatihan, pendampingan, pelatihan, dan pengawasan;

•       Pemantauan kepatuhan dengan standar manajemen proyek, kebijakan, prosedur, dan template melalui audit proyek;

•       Mengembangkan dan mengelola kebijakan proyek, prosedur, template, dan dokumentasi bersama lainnya (aset proses organisasi); dan

•       Koordinasi komunikasi antar proyek.

Manajer proyek dan PMO mengejar tujuan yang. Perbedaan antara peran manajer proyek dan PMO dapat mencakup hal-hal berikut:

•       Manajer proyek berfokus pada tujuan proyek yang ditentukan, sementara PMO mengelola perubahan lingkup program besar yang dapat dilihat sebagai peluang potensial untuk mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik.

•       Manajer proyek mengontrol sumber daya proyek yang ditugaskan untuk memenuhi tujuan proyek dengan baik sementara PMO mengoptimalkan penggunaan sumber daya organisasi bersama di semua proyek.

•       Manajer proyek mengelola kendala (ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas, dll.) Dari masing-masing proyek sementara PMO mengelola metodologi, standar, risiko / peluang keseluruhan, dan interdependensi di antara proyek di tingkat perusahaan.

1.5 Manajemen Proyek dan Manajemen Operasi

Proyek membutuhkan manajemen proyek sementara operasi memerlukan manajemen proses bisnis atau manajemen operasi. Proyek dapat bersinggungan dengan operasi di berbagai titik selama siklus hidup produk, seperti:

•       Pada setiap fase penutupan;

•       Saat mengembangkan produk baru, meningkatkan produk, atau memperluas output;

•       Peningkatan operasi atau proses pengembangan produk; atau

•       Sampai divestasi operasi pada akhir siklus hidup produk.

Pada setiap titik, kiriman dan pengetahuan ditransfer antara proyek dan operasi untuk implementasi pekerjaan yang dikirim. Ini terjadi melalui transfer sumber daya proyek ke operasi menjelang akhir proyek, atau melalui transfer sumber daya operasional ke proyek di awal.

1.6 Peran Manajer Proyek

Tergantung pada struktur organisasi, manajer proyek dapat melaporkan kepada manajer fungsional. Dalam kasus lain, manajer proyek dapat menjadi salah satu dari beberapa manajer proyek yang melapor ke portofolio atau manajer program yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk proyek-proyek di seluruh perusahaan. Dalam jenis struktur ini, manajer proyek bekerja erat dengan portofolio atau manajer program untuk mencapai tujuan proyek dan untuk memastikan rencana proyek selaras dengan rencana program yang menyeluruh.

Selain keterampilan khusus daerah dan keahlian manajemen umum yang diperlukan untuk proyek, manajemen proyek yang efektif mensyaratkan bahwa manajer proyek memiliki karakteristik berikut:

1.      Pengetahuan. Ini mengacu pada apa yang diketahui manajer proyek tentang manajemen proyek.

2.      Kinerja. Ini mengacu pada apa yang manajer proyek dapat lakukan atau capai sambil menerapkan pengetahuan manajemen proyek mereka.

3.      Pribadi. Ini mengacu pada bagaimana manajer proyek berperilaku ketika melakukan proyek atau kegiatan terkait. Efektivitas pribadi meliputi sikap, karakteristik kepribadian inti dan kepemimpinan — kemampuan untuk memandu tim proyek sambil mencapai tujuan proyek dan menyeimbangkan kendala proyek.

1.7 Badan Manajemen Proyek Pengetahuan

Panduan PMBOK® adalah standar untuk mengelola sebagian besar proyek hampir sepanjang waktu di banyak jenis industri. Standar ini menjelaskan proses manajemen proyek, alat, dan teknik yang digunakan untuk mengelola proyek menuju hasil yang sukses.

1.8 Faktor Lingkungan Perusahaan

Faktor lingkungan perusahaan mengacu pada faktor lingkungan internal dan eksternal yang mengelilingi atau mempengaruhi keberhasilan proyek.

Faktor lingkungan perusahaan termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

•       Budaya, struktur, dan proses organisasi;

•       Standar pemerintah atau industri (misalnya, peraturan lembaga pengatur, kode etik, standar produk, standar kualitas, dan standar pengerjaan);

•       Infrastruktur (misalnya fasilitas yang ada dan peralatan modal);

•       Sumber daya manusia yang ada (misalnya, keterampilan, disiplin, dan pengetahuan, seperti desain, pengembangan, hukum, kontrak, dan pembelian);

•       Administrasi personalia (misalnya, pedoman staf dan retensi, tinjauan kinerja karyawan dan catatan pelatihan, kebijakan lembur, dan pelacakan waktu);

•       Sistem otorisasi kerja perusahaan;

•       Kondisi pasar;

•       Toleransi risiko pemangku kepentingan;

•       Iklim politik;

•       Saluran komunikasi yang dibentuk oleh organisasi;

•       Database komersial (misalnya, data perkiraan biaya standar, informasi studi risiko industri, dan database risiko); dan

•       Sistem informasi manajemen proyek (misalnya, alat otomatis, seperti alat perangkat lunak penjadwalan, sistem manajemen konfigurasi, sistem pengumpulan dan distribusi informasi, atau antarmuka web ke sistem otomatis online lainnya).